【摘要】

隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案安全管工作也面臨諸多發(fā)展與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐步被電子檔案所替代，檔案保護(hù)的難度也隨之加大，保護(hù)措施更加復(fù)雜化、多樣化。本文從檔案及國有企業(yè)檔案管理的含義出發(fā)，通過對(duì)國有企業(yè)檔案安全管理方面存在的問題進(jìn)行研究分析，從加強(qiáng)檔案管理安全規(guī)范化、信息化、安全性、基礎(chǔ)建設(shè)等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述，羅列筆者的一些建議和做法，以期為做好國有企業(yè)檔案安全管理工作提供些許借鑒。

【關(guān)鍵詞】

檔案、檔案管理、檔案安全

檔案管理是國有企業(yè)行政管理的重要環(huán)節(jié)，能夠促使企業(yè)管理者全面掌握每位干部職工的實(shí)際情況、需求、優(yōu)缺點(diǎn)，據(jù)此不斷發(fā)掘其個(gè)人潛能，提高工作效率，并能夠和諧干群、人企關(guān)系，增強(qiáng)員工的歸屬感，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更大的機(jī)遇。同時(shí)企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展歷程的記憶載體，通過對(duì)檔案的翻閱研究，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供借鑒，是企業(yè)管理工作重要的理論依據(jù)和技術(shù)支撐。國有企業(yè)檔案管理水平的高低，直接影響著企業(yè)的發(fā)展速度，不斷提升檔案管理工作水準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

1檔案及國有企業(yè)檔案管理的定義

1.1檔案的定義

檔案在中國歷史上有不同的稱謂，曾有“冊(cè)”、“文書”、“案卷”等，目前，關(guān)于檔案的定義較多，基本得到大家認(rèn)可的是：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備日后查考的文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體的文件。借助檔案,我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面,是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是人類進(jìn)步和文明發(fā)展的縮影。

1.2國有企業(yè)檔案管理定義

國有企業(yè)檔案管理，亦稱檔案工作，是指國有企業(yè)檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用電子信息加工和輸出等。檔案管理具有管理性、服務(wù)性、政治性，是專門負(fù)責(zé)管理整個(gè)企業(yè)形成的歷史文件的一個(gè)專業(yè)，所以這是一項(xiàng)管理性的工作，企業(yè)檔案室雖然主要從事的是檔案收集、研究、編撰工作，但其終極目的是為了企業(yè)發(fā)展，具備服務(wù)性。檔案管理工作是按照國家標(biāo)準(zhǔn)開展的，為國家利益服務(wù)的，具有政治性。便于利用是國有企業(yè)檔案管理活動(dòng)的目的之一，它為企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展提供依據(jù)，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

2國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1忽視檔案管理

當(dāng)前，多數(shù)國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作看成是企業(yè)的一項(xiàng)日常的基礎(chǔ)性保管工作，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的影響不大，從而忽視了檔案管理工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。尤其是某些基層單位，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，造成檔案管理混亂，例如沒有專職的檔案管理人員，沒有固定的檔案室，沒有嚴(yán)格按照國家相關(guān)檔案管理辦法、制度落實(shí)責(zé)任，造成部分紙質(zhì)檔案遺失，給企業(yè)和員工帶來非常大的影響。尤其是在企業(yè)重組整合過程中，檔案遺失嚴(yán)重，有些檔案發(fā)生了混淆，檔案管理人員在整理歸檔時(shí)沒有及時(shí)采取有效的辦法和措施，致使檔案資料混亂不堪。多數(shù)檔案管理人員都是兼任，檔案室淪落成雜物間，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作無法正常開展。

2.2缺乏技術(shù)支撐

采用高新科技手段，能夠有效促進(jìn)檔案安全保護(hù)工作。目前部分企業(yè)檔案管理技術(shù)相對(duì)還比較落后,檔案存儲(chǔ)的載體仍以紙張、照片為主,沒有形成檔案電子數(shù)據(jù)庫，不但降低了查閱速度，還極易造成損耗。電子檔案擁有儲(chǔ)介質(zhì)體積小、存儲(chǔ)量大、傳輸速率快等特性，部分基層單位在電子檔案安全管理方面，認(rèn)識(shí)不足，缺乏必要的技術(shù)力量支撐， 一旦設(shè)備出現(xiàn)問題，可能造成大量檔案文件丟失。與此同時(shí)，電子檔案具有便于復(fù)制、修改等特性，必須做好相應(yīng)防范措施，防止因失誤操作、惡意涂改、私自復(fù)制等行為造成檔案文件出現(xiàn)錯(cuò)誤、損毀、泄密等。檔案管理體系缺失，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案安全保護(hù)工作的開展。

2.3基礎(chǔ)設(shè)施不健全

檔案室的建設(shè)和管理是檔案安全保護(hù)工作的基礎(chǔ)。部分企業(yè)檔案室隨機(jī)設(shè)置，經(jīng)常利用空閑的房間作為檔案室使用，達(dá)不到防火、防塵、防水、防光、防潮、防蟲害等保護(hù)檔案、利用檔案的要求。檔案管理人員管理意識(shí)薄弱，將檔案管理工作當(dāng)成保管工作來做。

3提升企業(yè)檔案安全保護(hù)工作的措施

3.1加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化

檔案管理涉及企業(yè)秘密，為防止泄密確保檔案質(zhì)量，必須規(guī)范檔案管理工作流程，嚴(yán)控各個(gè)操作環(huán)節(jié)，包括檔案盒、袋統(tǒng)一制式，定期組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，制定統(tǒng)一的檔案整理和驗(yàn)收方式，這樣才能促使檔案管理工作更加規(guī)范化,為今后的檔案管理工作提供便利。在做好檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，應(yīng)注重提升檔案服務(wù)創(chuàng)新，以此提升檔案整理、接收、編目等工作，促使各項(xiàng)工作更加規(guī)范化。

3.2加強(qiáng)檔案管理工作的信息化

新形勢(shì)下，現(xiàn)代檔案管理工作相較傳統(tǒng)檔案管理工作更具信息化特性，運(yùn)用電子媒介將紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合管理，與此同時(shí)還運(yùn)用科學(xué)合理的管理方式，增強(qiáng)檔案管理的信息化程度。電子媒介具備攜帶便捷等優(yōu)點(diǎn)，檔案管理人員可以在保障信息環(huán)境安全的任何環(huán)境下操作，大大提升了檔案管理人員的工作效率，保障企業(yè)的長足發(fā)展。

3.3增強(qiáng)檔案管理工作的安全性

在檔案管理過程中，安全的重要性不言而喻，應(yīng)嚴(yán)明檔案管理工作紀(jì)律，在檔案建檔、整理、查閱等環(huán)境要采取嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制、檔案查閱制度，并嚴(yán)格規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得進(jìn)入檔案室，以此對(duì)工作人員、借閱人員進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，才能防止損毀、涂改等現(xiàn)象，保障檔案的完整性、唯一性。因此，增強(qiáng)安全性是檔案管理的重中之重。另外在檔案管理工作中，采取集中管理的方式也可提升檔案管理的安全性。

3.4加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

針對(duì)當(dāng)下檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)薄弱的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為應(yīng)從如下幾個(gè)方面予以加強(qiáng)。首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)，檔案室是存放檔案的特定場(chǎng)所，通過汶川、玉樹地震等歷史經(jīng)驗(yàn)告訴我們，檔案室的堅(jiān)固程度直接關(guān)乎檔案的“生命”，堅(jiān)固程度高的檔案室能夠在發(fā)生天災(zāi)等不可抗力的情況下，最大限度的保護(hù)檔案安全，減少損失。其次，企業(yè)在建立檔案室時(shí)應(yīng)采用特殊材料，達(dá)到防火、防水、防塵、防蟲的效果，還應(yīng)充分考慮未檔案現(xiàn)有數(shù)量和未來的增量，留足保存空間。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案室日常管理，做好安全檢查，實(shí)時(shí)記錄檔案室溫度、濕度等，預(yù)防紙質(zhì)檔案因潮濕或暴曬發(fā)霉變脆，并做好防火防盜工作，及時(shí)檢查門窗是否關(guān)好，定期檢查電器設(shè)備、電力路線安全性能，排查安全隱患，檢查防火設(shè)施是否正常，并做好安防記錄。檔案室嚴(yán)禁堆放雜物，禁止攜帶易燃易爆物品進(jìn)入檔案室，禁止運(yùn)用檔案室電子設(shè)備轉(zhuǎn)存其他文件， 應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、清點(diǎn)，保證檔案齊全無遺漏。再次，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)充分利用高新技術(shù)手段，做好檔案防護(hù)。隨著數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，電子文件數(shù)量不斷增加，當(dāng)檔案信息載體呈多樣化趨勢(shì)，檔案安全問題日益突出，尤其是用來存儲(chǔ)檔案文件的電腦、移動(dòng)硬盤等設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼并由專人負(fù)責(zé)保管，存儲(chǔ)檔案的電腦不能連接外網(wǎng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)分批加密，并做好備份防止因設(shè)備故障造成檔案丟失。國有企業(yè)應(yīng)從管理措施和技術(shù)要求方面著手不斷提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。從而有效地保障電子檔案及數(shù)據(jù)庫的信息安全。

4結(jié)語

隨著國家不斷提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，國有企業(yè)應(yīng)充分運(yùn)用高新技術(shù)手段，嚴(yán)格按照國家法律、法規(guī)、制度進(jìn)行檔案管理工作，尤其是我們陜西省煤層氣開發(fā)利用有限公司這種新型清潔能源企業(yè)，不光要做好企業(yè)年度財(cái)務(wù)決算、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)記檔案銷毀清冊(cè)等工作，更應(yīng)注重基本建設(shè)檔案和工程檔案的整理、保管工作，只有不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，充分運(yùn)用檔案信息，才能促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

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（龐曉曦）